Comment réduire les tâches administratives ?

Plus des deux tiers des RH consacrent la moitié de leur temps à des tâches administratives, et ce, au détriment de tâches à forte valeur ajoutée pour les collaborateurs. Comment gagner du temps en 2022 en matière de gestion des absences, de gestion de la paie et des entretiens afin de se recentrer sur le cœur du métier ? Tour d’horizon des outils digitaux incontournables.

Selon l’édition 2021 du Baromètre dédié au quotidien des RH réalisé par les éditions Tissot, 61 % des RH annoncent manquer de temps et de ressources. Gestion de la paie, gestion des process d’entrées et sorties des collaborateurs, tri des candidatures, gestion des congés et absences, gestion des conflits sociaux ou encore prise en compte des évolutions législatives… 69 % des RH disent ainsi consacrer au moins la moitié de leur temps de travail à des tâches administratives au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée pour les salariés. Résultat, une large majorité des RH se déclare épuisée (82 %), et même isolée pour 71 % d’entre eux.

Optimisez vos processus grâce à un logiciel RH 6 équipes RH sur 10 estiment encore aujourd’hui ne pas être à jour en matière de numérisation. Pourtant, les solutions de gestion offrent la possibilité à la fonction RH de gagner en temps, en efficacité, mais aussi en précision, et cela sur un grand nombre de leurs missions :

Gestion de la paie Il est désormais à la portée de toute entreprise de gérer sa paie en ligne ou avec un logiciel de paie adapté en quelques clics et en toute sécurité. Opter pour une solution en ligne de paie, accessible à tout moment et depuis n’importe quel support, permet de faciliter grandement l’édition, le suivi et la mise en conformité de la paie. Les bulletins et déclarations reprennent de manière automatique les informations du mois précédent, sauf si bien entendu un changement est intervenu. Le RH n’a alors plus qu’à vérifier les données et corriger les éventuelles erreurs. Autre atout non négligeable, le calcul des taxes se fait automatiquement selon des taux remis à jour en fonction des évolutions législatives et réglementaires. À noter également qu’une fois les déclarations établies, le règlement des cotisations dues par l’entreprise auprès des organismes sociaux est facilité.

Gestion des documents RH Contrat de travail, formulaire de demande de congés ou fiche d’entretien individuel… l’ensemble des documents concernant le cycle de vie des salariés dans l’entreprise peut aujourd’hui être dématérialisé. Grâce à une suppression et une automatisation de certaines tâches chronophages, telles que la mise sous pli des bulletins de paie, le tri et l’archivage des documents, ou encore l’envoi de notes d’informations à l’ensemble des salariés, le service RH est libéré des processus lourds et gagne en modernité. Le recours à un coffre-fort numérique permet également aux collaborateurs de gérer tous leurs documents RH depuis un accès privé et sécurisé, sans oublier de contrôler et d’accéder à leurs données ainsi qu’à leurs documents personnels en toute confiance. Ces derniers gagnent ainsi en autonomie, une valeur ajoutée non négligeable à l’heure du télétravail.

Signature électronique Créer des dates limites de signature et des expirations, suivre la progression de la signature et identifier les tâches en retard, automatiser les rappels de signature pour accélérer les processus… En s’appuyant sur un module de signature électronique, le RH va là aussi gagner en efficacité. Grâce à une authentification à deux facteurs, ces process gagnent en sécurité : les accès aux documents sont restreints et facilement paramétrables. Autre atout non négligeable pour le service RH : la suppression des coûts d’impression des documents administratifs.